「仕事ができない」と感じる原因の多くは、能力ではなく、考えることと手を動かすことを同時にやろうとしていることです。優秀な人は一気に作っているように見えますが、実際は仕事を構造に分解し、それぞれを作業に充て、一つずつ片付けています。まず仕事を「1時間で終わる作業」まで分けてから手を動かすと、次の1歩が見え、スピードも上がります。
同じ仕事を頼まれたのに、隣の先輩はもう形にしている。自分はまだ、どこから手を付けるかで迷っている。「自分は仕事ができない」「要領が悪い」と落ち込む夜は、誰にでもあります。
でも、その差は、才能や頭の回転ではないかもしれません。このコラムでは、優秀な人が人に見せずにやっていること、つまり「タスク分解」の話をします。
答え：優秀な人は「分解してから」手を動かしている
先に結論です。仕事ができる人は、一気に作っているように見えて、実は次の3つを順番にやっています。
- 構造に分解する：仕事を、いくつかの部品に分ける
- 作業に充てる：部品ごとに、何をすれば終わるかを決める
- 一つずつクリアする：決めた作業を、順に片付ける
外から見えるのは3番目だけです。だから「一気に作っている」ように見えます。でも、魔法のように見えるその速さは、1番目と2番目を先に済ませているからこそ出ています。
なぜ「仕事ができない」と感じてしまうのか
考えることと、進むことを同時にやっている
「提案書を作る」と言われて、いきなり1ページ目から書き始める。書きながら構成を考え、考えながら資料を探す。これでは、頭は考えることでいっぱいで、手はなかなか進みません。考える作業と、手を動かす作業が混ざっているのが、遅く感じる正体です。
終わりが見えないと、手が止まる
大きな仕事は、大きいままだと「どこまでやれば終わりか」が見えません。終わりが見えない作業は、始めるのが重くなり、つい後回しにしてしまいます。
いきなり、すごい人を目指してしまう
できる人の完成品だけを見て、同じものを一度に作ろうとする。うまくいかず、「自分には向いていない」と思ってしまう。これが、いちばんもったいないパターンです。
比べている相手が「完成品」になっている
落ち込むとき、私たちは自分の「作りかけ」と、他人の「完成品」を比べています。先輩の資料がきれいに見えるのは、途中の迷いや書き直しが見えないからです。比べるなら、先輩が最初に何をして、どの順番で進めたかを聞いてみてください。完成品の見た目より、そのほうがずっと多くのことを教えてくれます。
【実体験】一気に作っているように見える人の頭の中
私たちは映像制作の会社です。企画、資料集め、コンテ、CG、編集、納品と、1本の映像ができるまでには、たくさんの工程があります。
腕のいいディレクターやデザイナーは、外から見ると、一気に作っているように見えます。でも、隣で見ていると、構造を分解して考え、それぞれを作業に充て、一つずつクリアしているだけだと分かります。特別なことをしているのではなく、順番を守っているのです。
一方で、考えることと進むことを分けずに、いきなりすごい人を目指して、思うようにいかずに落胆する。そして、自分の可能性を自分で閉ざしてしまう。そういう人を、私たちはたくさん見てきました。足りなかったのは才能ではなく、分けて考える習慣だったと思っています。
タスク分解のやり方：3つの段階
1. 目的を1行で書く
まず、「この仕事が終わったとき、何がそろっていればよいか」を1行で書きます。「提案書を作る」ではなく、「A社に、来期の動画施策を3案から選んでもらう」のように、相手と結果まで書きます。
2. 部品に分ける
目的のために必要な部品を書き出します。提案書なら、次のように分けられます。
| 部品 | 作業（何をすれば終わるか） | 目安 |
|---|---|---|
| 相手の課題 | 前回の打ち合わせのメモから、課題を3つ書き出す | 1時間 |
| 骨子 | 3案の見出しと、それぞれの一言を決める | 1時間 |
| 資料集め | 3案それぞれの参考事例を集める | 1時間 |
| 下書き | 骨子に沿ってスライドを埋める | 1時間 |
| 見直し | 目的の1行と照らして、ずれを直す | 1時間 |
3. 1時間で終わる大きさまで分ける
作業が1時間で終わらなそうなら、もう一段分けます。1時間で済む大きさに分けて、はじめて量と速さが見えて、作業に没頭できます。「あと4つ」と分かれば、今日どこまで進めるかも決められます。
「つくる」を3つに分けて考える
私たちは、「つくる」という言葉を3つに分けて考えています。
- 創：目的。何のために、何を生み出すか
- 造：そのためのタスクの割り出し。構造を決めること
- 作：手を動かすこと
日本語ではどれも「つくる」なので、この3つを見分けられていない人が多いと感じます。仕事が進まないとき、足りないのはたいてい「作」の速さではなく、「造」の時間です。
分解がうまくいかないときの3つのヒント
部品が思いつかないときは、完成品から逆にたどる
何に分ければよいか分からないときは、完成したものを思い浮かべて、「これができる直前には、何が終わっているはずか」と一段ずつさかのぼります。提案書なら、提出の前に見直しがあり、その前に下書きがあり、その前に骨子がある。後ろから考えると、前から考えるより迷いません。
分けすぎて動けないときは、最初の1つだけ決める
細かく分けすぎて、リストを眺めるだけで疲れてしまうこともあります。そのときは、全部を決めようとせず、「最初の1時間で何をするか」だけを決めて始めます。手を動かしているうちに、次の部品が見えてきます。
分解そのものを、人に見てもらう
分けた作業のリストは、上司や先輩に見せるのにちょうどよい大きさです。完成品を見せる前に、「この順番で進めようと思います」とリストを見せれば、ずれていても早い段階で直せます。考える段階で相談し、進む段階では迷わない。これも、考えることと進むことを分ける工夫の1つです。
分解した作業を、終わりが見える形で進める
分解した作業は、どこかに書いて、一つずつ消していけると続けやすくなります。紙のリストでもかまいません。
LB TAB Layers（Chrome のサイドパネルで使うタブ・ブックマーク管理の拡張機能）には、仕事を作業工程に分けて進める「ステップタスク」があります。
- 全部の工程が終わってはじめて1つ：途中の工程は数えないので、進み具合が正直に見えます
- 今日・今週の完了数：目標の初期値は1日3〜4、週15〜20で、自分のペースに変えられます
- ひな形から作れる：提案書・見積・月次締めなど、34種の手順のひな形から工程を並べられます。自分で工程を書くこともできます
- 案件（グループ）につなげる：資料のタブと同じ案件に、作業工程をまとめて持てます
ステップタスクは PRO版の機能ですが、インストールから90日のお試しの間はすべての機能を使えます。データはこのパソコンの中に保存されます。くわしい使い方は「【機能ガイド】ステップタスク」にまとめています。
まとめ：落ち込む前に、まず分けてみる
「仕事ができない」と感じたら、自分を責める前に、その仕事を分けてみてください。目的を1行で書き、部品に分け、1時間で終わる作業にする。考えることと進むことを分けるだけで、手は動き始めます。優秀な人との差は、能力ではなく、この順番にあることが多いのです。
🎬 ステップタスクのほかにも、いろいろできます。パネルを開く、保存したタブを開く、閉じたタブを履歴から戻す、ページにひもづけたメモ、ピンバーまで。ブラウザとパネルの動きをそのまま見られる 操作ガイド（動く画面で見る10の操作） にまとめています。入れたばかりの方は クイックチュートリアル（5分） からどうぞ。
よくある質問
Q. 仕事ができないと落ち込んでしまいます。どうすればよいですか？
自分を責める前に、今の仕事を分解してみてください。目的を1行で書き、部品に分け、1時間で終わる作業まで小さくします。考えることと手を動かすことを分けるだけで、進み方が変わることが多くあります。
Q. 優秀な人は、頭の中で何をしているのですか？
一気に作っているように見えても、多くの場合、仕事を構造に分解し、それぞれを作業に充て、一つずつ片付けています。外から見えるのは最後の「片付ける」部分だけなので、速く見えます。
Q. タスクはどのくらいの大きさに分ければよいですか？
1時間で終わる大きさが目安です。それより大きいと終わりが見えにくく、手が止まりやすくなります。終わらなそうなら、もう一段分けます。
Q. ステップタスクは無料で使えますか？
ステップタスクは PRO版の機能です。インストールから90日のお試しの間は、すべての機能を使えます。期限が切れても、作ったデータは消えません。
▶ 実際の操作を動画で見る
サイドバーで、ブックマークとタブをいっしょに管理する様子です。